FREIE STELLE: SEKRETÄR*IN

An der HochschülerInnenschaft an der Universität Salzburg ist zum 1. September 2018 folgende Stelle unbefristet in Teilzeit (20 Stunden) zu besetzen: Sekretär*in

Zweck der Stelle:

Der Sekretär/die Sekretärin ist die rechte Hand der/des Vorsitzenden der ÖH an der   Universität Salzburg bzw. der Mitglieder des Vorsitzteams sowie des/der Wirtschaftsreferent*in. Desgleichen ergibt sich auch eine Zusammenarbeit mit dem Beratungszentrum der ÖH am UNIPARK sowie „Helping Hands“ im Nachbarbüro. Wichtige organisatorische Tätigkeiten der ÖH Uni Salzburg fallen in Ihren Tätigkeitsbereich, sowie die Kommunikation nach außen und intern.

Hauptaufgaben:

Empfang / Telefonzentrale im Sekretariat der ÖH:

  • Annahme von Telefongesprächen
  • Bearbeitung der eingehenden Anrufe und gegebenenfalls Weiterleitung an die zuständigen Kollegen, u.a. ins Beratungszentrum im UNIPARK
  • Entgegennahme und Bearbeitung der Post (Hausbriefkasten Kaigasse 28 und Uni-Briefkasten Kapitelgasse)
  • Empfang von Rat suchenden Studierenden und Hilfe bei der Problemlösung oder Weiterleitung an das ÖH Beratungszentrum UNIPARK

Organisation:

  • Raumvorbereitung vor ordentlichen und a.o. Universitätsvertretungs (UV) Sitzungen
  • Protokollführung während UV Sitzungen und Verfassung eines Endprotokolls (in Zusammenarbeit mit dem/der Vorsitzenden und mittels Tonspur der Sitzungen)
  • Regelmäßige Zusammenarbeit mit dem/der Wirtschaftsreferenten*in/der Buchhaltung in Bezug auf „Refundierungsanträge“ von Auslagen der Studierenden (z.B. Vorabprüfung von Belegen)
  • Versenden von Rechnungen des Wirtschaftsreferats
  • Zusammenarbeit mit dem Sozialreferat bei der Entgegennahme und dem Versenden von Bescheiden(ca. 1- 2 Mal pro Monat)
  • Beschaffung von Büromaterialien (mittels digitalen „Tickets“) beim Zentralen Wirtschaftsdienst (ZWD) der Universität Sbg. (und Weiterleitung an die Büromaterialstelle in der Kapitelgasse)
  • Beratung von Anrufer*innen in Bezug auf die Erstellung von Annoncen auf den Online-Börsen der ÖH (Website)
  • Weiterleitung von Bestätigungen oder Anträgen (in seltenen Fällen von Schlüsseln) seitens der Studierenden an die intern Zuständigen
  • Ablage von Dokumenten (digital)

Profil

  • Ausgeglichenheit und die Bereitschaft, sich auf unterschiedliche Personentypen – vor allem jungen Alters – einstellen zu können
  • Selbstständige Problemlösung herbeiführen
  • Selbstorganisierte und ausgeprägt proaktive Kommunikation gegenüber allen Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten – Schnittstelle in der ÖH Salzburg
  • Unbedingt vertrauliche Handhabung von Dokumenten und Informationen und eventuelle elektronische Ablage derselben
  • Kenntnisse der ÖH von Vorteil

Verantwortung:

Als Sekretär*in haben Sie in viele Bereiche der ÖH Salzburg Einblick und tragen dafür Verantwortung, dass Informationen nur mit Bedacht weitergegeben werden. Die Position ist eine Schlüsselposition zwischen dem Vorsitzteam, dem Wirtschaftsreferat, MitarbeiterInnen des Beratungszentrums, der Universität, Partner*innen und Lieferant*innen. Alle Kontakte werden hier verwaltet. In der Kommunikation nach außen, ist es besonders wichtig das bei potentiellen und bestehenden Kunden sowie bei Lieferanten ein positiver Eindruck des Unternehmens entsteht. Auch Intern läuft der Kommunikationsfluss über diese Position. Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten wird vorausgesetzt. Diverse Projekte wie Veranstaltungen/ Meetings sind selbstständig unter Eigenverantwortung abzuwickeln.

Anforderungen:

  • ausgezeichnete Kommunikation in Wort und Schrift (Deu./ Engl. von Vorteil)
  • sehr gute PC und Microsoft Office Kenntnisse
  • Dienstleistungs- und Serviceorientierung
  • Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft (Flexibilität an abendlichen UV Sitzungen teilzunehmen)
  • Loyalität / Identifikation mit der ÖH und dem studentischen und universitären Umfeld
  • Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Absolute Verschwiegenheit in Bezug auf vertrauliche Unterlagen oder Angelegenheiten
  • Organisationsfreude sowie sehr gute Selbstmotivation
  • Beschwerdemanagement und Konfliktfähigkeit

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Angestelltengesetz. Wie gesetzlich angeordnet, orientiert sich die Einstufung an der Systematik des Entlohnungsschemas der Vertragsbediensteten des Bundes und Verwaltungsdienstes gem. § 71. Abs. 1 Vertragsbedienstetengesetz 1948 – VBG. Die tatsächliche Entlohnung wird daher individuell bemessen. Details zu V3 finden Sie hier. Die Entlohnunstabelle finden Sie in §71 (1) hierBeginnend mit Entlohnungsstufe 1 ein Beispiel bei der Bemessung an V3: 890,20€ bei 20h die Woche; Individuelle Berechnung nach dem gesetzlich vorgegebenen Entlohnungsschema.

Bewerbung mit den üblichen Unterlagen z.H. von Herrn Felix Klein erbitten wir bis 18.06.2018 per Mail und als Worddatei unter Angabe des Betreffs “ÖH Sekretariat” an: bewerbung@oeh-salzburg.at

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!

Kategorien: ÖH Aktuelles